オーナー様向け情報誌の自社制作、のしかかる重い負担…

株式会社けやき総合管理

山梨県甲府市に本社を構える賃貸管理会社（エイブルネットワーク加盟店）。2008年4月17日設立。同県内で約2700戸を管理し、積極的なリフォーム&リノベーション提案等の施策で高稼働率を維持する。また自社ポータルサイト「ON Re BASE」の立ち上げや、地元大学生とコラボしたSNS発信などにも取り組んでいる。

情報誌の自社制作が重い業務負担に…

オーナー様への情報発信は、管理会社が取り組みたい重要な業務のひとつ。中でも賃貸経営のお役立ち情報などを掲載した情報誌は、自社の管理ノウハウをアピールする機会ともなり、企業のブランディングに役立ちます。
しかし、情報誌制作はどうしても時間と労力がかかり、リソースの負担が課題に。管理業の片手間で発行を続けるとなるとハードルが高くなりがちです。

山梨県で管理業を営む株式会社けやき総合管理も、かつては情報誌を自社制作していたものの、業務負担の課題を抱えていたと言います。今回、そんな同社が取り組んできたという業務改善策について、その内容と効果を伺いました。

自社制作の限界、アウトソーシングの活用を模索

——はじめに、御社の事業内容や特徴を教えてください。

岡（専務）：
弊社は山梨県内に3つの店舗を構える不動産会社で、アパート・マンションの賃貸仲介・賃貸管理が事業の柱となります。管理戸数は現在2700戸ほど（2023年10月時点）。設立から15年以上が経ち、社内に人材も揃ってくれて、最近の入居率は幸い90～95％と県内では高い数字を維持できています。

――入居率を維持するための工夫などはあるのでしょうか？

岡：
間接的な取り組みになりますが、業務改善には日々力を入れています。特に最近、全社的に実施したのは、管理業務の「分業化」です。以前は各仲介店舗で営業から契約手続きまでほとんどの業務を受け持っていました。ただ、店舗内で業務が完結するのはいいのですが、営業スタッフの業務負担がどうしても重くなりがちで…。

そこで、1店舗を思い切って「契約管理センター」という契約関連を一手に担う店舗に切り替えたんです。営業店舗では入居の申し込みまで、その後の事務手続きはすべて契約管理センターというふうに、業務をばっさり振り分けました。
これが効果てきめんで、営業スタッフの負担が大幅に減り、繁忙期でも残業がほとんど無くなったんです。全体のリーシング力も強化され、分業化して正解でした。

――思い切った改革ですね！

岡：
リーシングはオーナー様が一番重視するポイントですからね。分業化は大変でしたが、肝の部分にスタッフのリソースを割きやすくなったのは本当によかったです。
また、業務改善といえばアウトソーシングの活用も大きいですね。分業化を行なうと、自社で担うべき業務と、外注すべき業務が見えてくる。それこそ御社の会報誌サービスを利用したのもその一環で、以前は自社でオーナー様向けの情報誌を作っていたんですよ。

――もともと自社制作されていたのですね。

岡：
そうです。誌面の表面に弊社の取り組みを載せ、裏面には賃貸経営のお役立ち情報を配置した、A4両面の1、2枚くらいの構成でした。
制作は若手社員の一人が専任で担当してくれて、その社員が一から情報を仕入れ、どの情報を載せるかを吟味し、内容をかみ砕いて記事を書き、リーガルチェックも受けてとがんばってくれていました。ただ、毎月継続して作らなきゃいけないので非常に大変だったと思います。

――それでも継続して制作されていたのですね。

岡：
ええ、作るからにはちゃんとしたものをお届けしたいですから。しかし、たとえ記事が書けても、誌面を見やすいレイアウトにしたり、専用ソフトでデザインを工夫したりするのはやはり難しくて…。文字だらけの新聞みたいになりがちで、もう少し読みやすくできないものかと思う瞬間もありました。

――誌面のデザインはまた別のスキルが求められますよね。

岡：
そうなんです。結果として、原稿制作にデザインにと、担当者が四苦八苦しながらもかかりきりになる有り様で、人材活用の面でも課題を感じていました。

それで、情報誌制作をアウトソーシングできるサービスはないかと探していたとき、出会ったのが御社の会報誌サービスでした。費用も内容もよかったので、あまり迷うこともなく導入する運びとなりました。

業務改善から営業ツールとしての活用までメリット多数

――会報誌サービスを導入されてどのような変化がありましたか？　担当社員の方の業務内容も変わったように思いますが。

岡：
それはもう、大きく変わりました(笑) 担当の社員は情報誌制作から解放されて、今は契約関係の業務をメインでこなしつつ、マルチに活躍してくれています。これまで情報誌制作しかできなかったことを思えば、見違えるような変化ですね。会社としても、優秀な人材を上手に活用できるようになったのは大きなメリットでした。

――活躍の幅が広がったようで何よりです。

岡：
それに、以前よりずいぶんと読みやすく見栄えのする冊子になったのもいいですね。物がしっかりしている、というのは重要で、オーナー様への情報発信という点でもプラスになっています。また、新規オーナー様への営業シーンでも、「管理を任せてくれれば、この情報誌を毎月無料でお届けしますよ」なんてことも言える。営業スタッフにとって面談では何かしら武器がほしいものですが、会報誌は十分使える武器だと思います。

――そうおっしゃっていただき光栄です！

岡：
それと、御社から納品いただいた会報誌のデータをそのまま社内で共有し、閲覧するという使い方もしています。そうすると、特に新人社員が、記事を通して賃貸管理のトレンドとか空室対策の情報とかをたくさん吸収してくれる。オーナー様への情報発信として導入したものが、思わぬところで役立っています。
今後、地方の管理会社が生き残るには人材の質が欠かせないと思っていますので、これは嬉しい誤算でした。

オーナー様の不安を払拭できる情報発信を継続

――今後、賃貸管理をするうえでの目標を教えてください。

岡：
管理戸数を年間300～500戸くらいは増やしていきたいですね。もちろん、無計画に増やすと今度は管理の手が回らなくなり、管理離れにつながるリスクもあります。ですから、サービス品質の維持には十分に気をつけながら、入居付けにもっと力を入れていきたいです。
そうした思いから、実は最近、リーシング施策として「ON Re BASE」（オン・リ・ベース）という名前の自社ポータルサイトを立ち上げたんですよ。

――自社ポータルですか？

岡：
ええ。賃貸物件のポータルサイトといえばSUUMOやアットホームが浮かびますが、大手に頼りきりになるのもよくありません。特に自社管理のリーシング力を高めるには、独自に入居者を引っ張ってこれるルートを持たなきゃいけない。
幸い、「けやき総合管理」の名前は山梨県内でも徐々に根づいてきています。その知名度を武器に、新たに《けやき総合管理＝ON Re BASE》というイメージを世間に広げることで、将来の反響を増やしていきたいと思っています。

――すごいですね、情報発信を重視する御社の姿勢がうかがえます。

岡：
ありがとうございます。ちなみに情報発信といえば、最近はInstagramとTik Tokでの投稿にも力を入れています。
メインは地元の大学生が出演する「ルームツアー」で、再生数もだんだんと伸びてきており、今では部屋探しの問い合わせも来るまでになりました。試行錯誤の連続ですが、初めて反響があったときは嬉しかったですね。

――面白い取り組みですね。ルームツアーに地元の大学生を起用されているのも驚きでした。

岡：
インターンで来た学生に協力をお願いしたら引き受けてもらえて。もともと弊社は、県内の大学と出張授業のコラボもしているんですよ。社員が大学に行き、学生の皆さんにバーチャルホームステージングの体験してもらう、といった内容です。地域貢献活動として話題にもなりますし、学生に弊社のことを知ってもらうきっかけにもなるので、今後も続けていきたいですね。

――さまざまな形で情報発信に励んでおられるのですね。会報誌については、今後何か期待されることなどありますか？

岡：
せっかく会報誌という媒体があるわけですから、今後は「営業ツール」としてもっと活用していきたいです。例えばオーナー様対応でも、営業社員が会報誌の内容をもとに、「あのオーナー様にはこんな提案が響きそうだ」とか、「この情報はオーナー様の役に立つかもしれない」とか、営業の切り口を考える手がかりになるといいですよね。

また、賃貸経営の分析ツールや家賃査定ツールなど、ほかの営業ツールと組み合わせて使えると更に可能性が広がるような気がしています。

――会報誌に多くの可能性を感じていただき光栄です！

岡：
期待していますよ(笑) 会報誌も含めて、自社の専門性や管理のスタンスを外部に知ってもらえる情報発信は本当に大事だと思っています。特にオーナー様は、大事な資産を預けている以上、管理を任せている会社の方向性が世の中とマッチしているのか、信頼できるのか、といった不安を常に抱えていますから。

そんな不安を払拭し、安心して管理を任せてもらうには、小まめに質の高い情報発信を続けることが欠かせません。今後も読みごたえのある情報誌作りを期待しています。

――ありがとうございます！ 御社のご期待に応えられるよう精進させていただきます！

オーナー様のために情報発信をアウトソーシング

オーナー様との信頼関係構築に情報発信は効果的な手法ですが、反面、関係維持のために発信を続けなければならないという負担が管理会社には圧しかかります。
閑散期の合間なら制作に注力できても、限られた人員で年間を通じて発行を続けるというのは、なかなか難しいでしょう。また、たとえ継続できたとしても、そのために本業が疎かになるのも本末転倒です。

情報発信はもちろん大切ですが、まず優先すべきは管理業を通したオーナー様への価値の提供です。その実現のために情報発信の一部をアウトソーシングすることも、これからの管理会社には必要な姿勢と言えるでしょう。

導入企業

株式会社けやき総合管理
山梨県甲府市国母5-9-19
代表取締役社長：谷 隆仁
事業内容：山梨県内で約2700戸を管理。自社ポータルサイト「ON Re BASE」の運営など客付け力アップにも注力。ほかに収益不動産の売買仲介も行なう。