簡単に・すぐに・どこででも。報告書作成のハードルが下がり業務品質も向上

株式会社アートアベニュー

東京を中心に1都3県で約7500戸の収益物件の経営管理（プロパティマネジメント）を行なう不動産会社。管理業を軸に、売買仲介や不動産コンサルティングも展開する。空室保証（サブリース）の有無に関係なく、物件を借り上げて管理する「転貸借方式」や、ほぼすべての賃貸借契約を「定期借家契約」で運用するなどの他社にはない特徴を持つ。

報告書作成の手間が、業務の停滞要因に

賃貸管理会社にとって、物件の状況や工事の結果をオーナー様にお伝えするための「報告書作成」は欠かせない業務の一つ。管理担当者の多くはExcelやWordを使用して、毎月大量の報告書を作成しています。

しかし、これらのツールによる報告書の“手作り”は、担当者から多くの手間と時間を奪います。それどころか、工事提案などの本来やるべき業務の時間が削られ、さらにその面倒さから報告業務それ自体が疎かにされてしまうことも。

1都3県で事業を展開する株式会社アートアベニューも、こうした報告書作成の課題を抱えていたといいます。報告業務による残業、報告書作成の後回し・報告の遅延、他業務の時間の圧迫…、これらの課題が「ピトパ」でどう解決されたのか、導入の効果を伺いました。

管理特化型の会社として広範囲にサービス展開、しかし課題も…。

――はじめに、御社の特徴や事業内容を教えてください。

高木聡：
弊社は、賃貸管理を中心とした不動産事業を１都3県で展開するプロパティマネジメント会社です。オーナー様の不動産資産の最大化を使命とし、オーナー様のご要望や投資目的に合わせて、収益物件の購入・売却・運用のコンサルティングや、建て替え・新築のプロデュースもしています。

事業の特徴としては、ほぼすべての管理物件を「再契約型定期借家契約」という独自開発の定期借家契約で運営していることと、一般には空室保証で使われる「マスターリース（転貸借）」の手法を、保証の有無にかかわらずほぼすべての管理物件で活用していることでしょうか。弊社の管理物件では、基本的に弊社が「貸主」の立場に立って、契約の手続きや賃借人の対応を行なうんです。

――オーナー様ではなく、御社が貸主となるのですか？

山崎利夫：
そうです。弊社がオーナー様に代わって「貸主」となれば、オーナー様は契約の手続きの煩雑さや訴訟のリスクから解放されます。また、管理運用上の判断も、貸主である弊社が主体的に、迅速に行なえます。責任とリスクを弊社が預かることで、オーナー様に安定した経営と安心感をお届けしています。

――オーナー様に寄り添ったサービスを提供されているのですね。ですが、こうした管理体制は珍しいのでは？

高木：
珍しいと思いますね。なので、本社（東京都新宿区）から離れた場所のオーナー様から、管理をしてほしいと問い合わせをいただくこともよくあります。弊社は創業当初から「地元密着！」といったスタンスではなかったと聞きますが、こうした管理の特徴がオーナー様に知られていく中で、管理エリアも一都三県まで広がっていったのだと思います。

――なるほど…、広い範囲で良質な管理を提供されているのはすごいと思います。

山崎：
ありがとうございます。ですが…、「管理エリアが広い」というのも一長一短です。

例えば、エリアの広さは多数の仲介会社様とのつながりをつくるため、空室を決めるリーシングでは強みを発揮します。しかし物件巡回や現場の立ち会いの面では、物件までの距離があるぶん労力も時間もかかります。オーナー様とのコミュニケーションも、気軽に訪問できないためにどうしても電話やメール/チャットがメインになります。

だからこそ、巡回結果にせよ工事進捗にせよ、弊社では「報告書をきちんとつくって素早くご報告をすること」が大切になります。その積み重ねが、オーナー様からの信頼につながるんです。

――確かにその通りですね。今はどのように報告を？

高木：
はい、現在はほとんどの報告書を「ピトパ」で作成しています。物件巡回の結果などは、できるだけ巡回したその日のうちにご報告するようにしています。

ピトパが解決する「時間・手間・心理」の課題

──ピトパを導入する以前は、どのように報告書を作られていたのでしょう？

高木：
課で共有する簡単なExcelの報告書フォーマットがあって、それを各自でコピーして作っていました。スマートフォンなどで撮影したデータをPCに取り込んで、写真をExcelに貼り付けて、セルにコメントを入力して…。完全に、Excelでの「手作り」ですね。

見やすい報告書にしようとすると、写真のサイズや配置の微調整もしなければならなくて、なかなか大変な作業でした。

――Excelは誰でも手軽に使えますが、報告書を作ろうとすると手間がかかりますよね。

高木：
そうなんです。その手間のかかる作業を、巡回後、事務所に帰ってからやるとなると、時間的な負担も大きくて。すぐにオーナー様に報告したい緊急の事案があった場合でも、報告書作成には時間がかかるし、とりかかるまでにも時間がかかる。結局、報告までにタイムラグが発生してしまうケースは多かったです。

――そうなると、“緊急でない案件”はもっと報告が遅く…？

高木：
お恥ずかしながら…。あまりにも報告が遅れてしまい、オーナー様から催促やご指摘を受けてしまう場面もありました。それで慌てて報告書をつくるのですが、そうすると今度は「次の報告書」が後回しになってしまったりして…。

――なんというか…、良くない連鎖ですね(笑)

高木：
おっしゃる通りです(笑)。ですから私たちも、報告書作成の負荷を少しでも軽くしたい、報告業務が「後回し」にならないようにしたいと、当時はずっと考えていました。そんな時に「報告書作成が圧倒的にラクになる」というピトパが登場して、私たちもそのサービス内容に大いに期待していました。

――ありがとうございます！　期待のピトパ、実際に使ってみていかがでしたか？

高木：
いやあ、本当に「圧倒的にラク」でしたよね！

まず、スマートフォンから報告書を作成できるということが想像以上に便利でした。PCに写真を移さなくても、巡回時に写真を撮ったスマホからさくさく報告書を作成できるんです。手間がぜんぜん違いますよね。 現地でも作れますし、事務所に帰ってきてからのちょっとしたスキマ時間でも作れてしまう。

Excelの時代は作成の工数が多すぎて「作らなくちゃいけないんだけど、でもなあ…」って、報告書作成に対して憂鬱な気持ちになったりしたんですけど(笑)、それもなくなって。簡単につくれるって本当に大事だなって思います。

――気持ちの面でも負荷が軽くなったのは大きな変化ですね！

高木：
不思議ですよね。面倒でやりたくない仕事だったのに、「あ、でもピトパですぐ作れるし、やっちゃおうかな」って気持ちになるんですよ。

実はこの間も、巡回で行った物件の近くにたまたま寄れる物件があったので、ついでだからって物件の様子をチェックしてピトパで報告書にしたんです。翌日にその物件のオーナーと会う予定があったので、どうせなら「ちょっと寄って、物件見てきました」って言って、報告書を見せたくて…。

──素晴らしいですね！オーナー様、喜んでましたか？

高木：
はい、喜んでくれていたと思います。やっぱり、管理というサービスでは「オーナー様に良い報告をする」とか「巡回結果から良い提案をする」ということがとても大事で、「巡回結果を報告書にまとめる」みたいな“作業系”の仕事は、いかにシンプルに短時間で終わらせるかが重要だと思うんです。

先ほどの件も、おそらくExcelだったら報告書を作るだけで手一杯になってしまったか、面倒くさくて報告書を作成していなかったかもしれません。そもそも「ついでに物件を見て報告しよう」なんて思えなかったかもしれない。そういう意味では、ピトパが私たちの管理サービスの質を高めてくれたと言えると思いますね。

──光栄です。山崎さんはいかがですか？

山崎：
私もほとんど同意見です。スマホから簡単に報告書を作れるようになったメリットは、本当に大きいですよね。

先ほど「管理エリアが広いのは一長一短」と話したんですけど、例えば東京から千葉の物件に行った際の「移動時間」って、私たちにとって大きなネックだったんです。30分とか1時間とか、その「移動のためだけの時間」が、私たちの残業時間を増やしている面もあって。

――管理エリアの広さゆえのデメリットですね。

山崎：
でもその時間が、ピトパによって「サッと報告書をつくる時間」に変わりました。事務所に帰ってからやっていた仕事が、電車の中で終わるようになった効果は大きいです。

いや、もちろんそれまでも作れないことはなかったんですが、その…、電車の中でPCを広げたりするのって、抵抗あるじゃないですか。

――分かります。スマートではないですし、会社の情報ですから周囲の目も気になりますよね。

山崎：
そうなんです。でもピトパなら、そういう面倒なことを考えずにガシガシ報告書を作っていける。移動時間やスキマ時間を使って、どんどんタスクをこなしていけるんです。私、自分でタスクを持ち続けるのがすごく嫌いで、できるだけ早く手元の仕事を片付けたいタイプなんですが、そんな私の性格とピトパの機能がぴったりハマった感じですね。

――抱えている面倒な仕事をどんどん片づけてくれるツール…みたいな？

山崎：
私自身も、仕事の中の「面倒くさいもの」って、やっぱり後回しにしてしまいがちなんです。その後回しが続くと、最終的に「これはやらなくていい」っていうフォルダに入っちゃって、そうなるともう手をつけませんよね。巡回報告がオーナー様にとって大切と分かっているのに、「先週会ったし、報告しなくていいか」となってしまいかねないんですよ。でも私は、自分がそういう状態になることがとてもストレスで…。

だから、そうならずに済むピトパが好きですね。「ラク」だって、すごく大事だと思います。

――好きになっていただきありがとうございます(笑)　ちなみにお二方とも、物件の巡回報告以外でも活用されていますか？

山崎：
この間は、屋上の防水をやりましたっていう工事完了報告書として使いました。あと多いのは、漏水調査などの“経緯の共有”が大事な案件の報告ですね。何日もかかったような調査の経緯も、ピトパなら時系列順に写真付きですっきりまとめられるので便利です。

それから、物件で保険事故が発生した際に、保険会社に提出する状況報告書をつくるために使ったりもします。賃貸管理の現場では、使い道は無限にあると思いますね。

高木：
あとは原状回復工事の報告書ですかね。修繕すべき箇所を報告する際も使いますが、工事前と工事後のビフォーアフターを報告するのに便利です。

ビフォーアフターといえば、空室対策やリノベーションの企画提案時にも使ったりしています。お部屋のここをこう変えませんか？　という物理的な提案だけでなく、こんな風にバーチャルステージングをして募集をしませんか？　といった提案もお伝えしやすいです。そう考えると、集客企画から工事提案まで、ピトパの活用方法は発想次第で本当に無限大ですね！

細かな不満も次々解消、日々進化する報告書作成ツール

――ピトパの良いところを沢山お話しいただきありがとうございました。反対に、ピトパについてご不満な点やご要望などありますか？

高木：
うーん…、特に不満はないんですが…、その、細かいんですけど、（報告書テンプレートを指して）この部分の色って変えられないんですかね？　うちの会社的にはもうちょっと明るい色に変えたくて。

――あ、そうだったのですね！　その部分のカラーは、実は管理画面からすぐに変更できます。いま変えましょうか？

高木：
あっ…、そうそう、これくらいの色がいいです！　こんなに簡単に変更できたんですね！

――はい、独自のコーポレートカラーをお持ちの企業様も多いので、簡単に設定できるようにしているんです。山崎さんはいかがですか？

山崎：
うーん…、不満というか、難しい要望かもしれないんですが、ピトパから「送付状」も出力できると大変ありがたいです。基本的に、オーナー様への報告書はPDFで出力してメールやLINEでお送りするんですが、たまに郵送が必要なケースもあるので、報告書と一緒に送付状が出力できるとだいぶ手間が省けるんです。

――ありがとうございます。送付状については…、実は、新機能としてリリースするためにただいま準備を進めています！（2026年3月現在）

山崎：
えっ、そうなんですか!?　それはすごくうれしい！　期待してます！

高木：
いや、それ本当に助かりますね！　ありがたいなあ。でもそれなら…、私も無理を承知でお聞きしますけど、「オーナー様への報告メール」についても、ピトパから直接送れるようにならないでしょうか？　毎回PDFをダウンロードしてメールに添付して送信する…って、地味に面倒な作業でして。

――なんと…、大変申し訳ありません、実はそのメール送信機能についても…、現在、新機能として開発を進めているところなんです！

高木・山崎：
ええええっ、それはめちゃくちゃ嬉しいです！！

――いえ、実はこのご要望、以前から多くの企業様にいただいていたもので…、むしろ長らくお待たせしてしまいました。申し訳ありません。

高木：
いえいえ、とんでもないですよ。メール機能、楽しみだなあ。こんな風に、私たちユーザー側の意見を柔軟に受け入れていただけるのは非常にありがたいです。今後も安心して使っていけそうです(笑)

――ありがとうございます。私たちも、ご利用いただいている皆さまに、より便利に使っていただくことを第一にピトパの開発をしています。これからもぜひ改善のご意見をお聞かせください。そして、もっともっと業務効率化・負担軽減にピトパをご活用いただけたらと思います！

高木・山崎：
はい、もちろんです。一緒により良いサービスを作っていきましょう！

導入企業情報

株式会社アートアベニュー
東京都新宿区西新宿2-4-1 新宿NSビル18F
代表取締役：藤澤雅義
事業内容：
東京都新宿区の賃貸管理会社。東京・神奈川・埼玉・千葉を中心に、約7500戸のアパート・マンションの賃貸管理、収益物件売買、不動産コンサルティングを提供する。