迅速対応でオーナー様にも入居者様にも良質なサービスを
導入企業
株式会社相模大野不動産
神奈川県相模原市南区旭町9-3-102
代表取締役：青木 利文
事業内容：神奈川県相模原市に本社を構える賃貸管理会社。2009年2月3日設立。投資用の賃貸アパート・マンションをメインに扱い、神奈川県内を中心に約1800戸を管理する。関連会社に株式会社サガフエステート（不動産売買・仲介）、株式会社サガフコンサルティング（投資用不動産の仲介・コンサルティング業）。
今回は賃貸管理部 加藤誠一さんにお話を伺いました。
迅速対応でオーナー様にも入居者様にも良質なサービスを
導入前の課題
- オーナー様に提出する物件巡回報告書をひとつずつエクセルで作っており、多くの手間と時間がかかっていた
- 報告書作成に人手が取られてしまい、業務に悪影響が出ていた
- 報告書作成で業務が圧迫され、売上を伸ばすための時間の確保が難しかった
導入後の効果
- 巡回先で報告書が完成するため、作成にかかる手間と時間が大幅に減った
- 人的リソースを他の業務に回せるようになり、生産性が向上
- 工事などの提案業務の時間が増え、売上アップにつながっている
報告書作成が人的リソースを圧迫
管理物件の巡回報告書を作る際、エクセルを使っている管理会社は珍しくありません。しかし、エクセル作成はパソコンが必要なうえ、写真データの取り込みやサイズ調整、貼りつけといった細々とした手間も発生しがち。管理戸数が増え、必要な報告書の数も増えてくると、作業負担はますます重くなっていきます。
神奈川県相模原市に本社を構える株式会社相模大野不動産も、以前は報告書作成に悩みを抱えていたと言います。オーナー様への提出期限が迫ると作成業務に追われ、貴重な人員が釘づけに。売上を伸ばす業務に投入すべき人的リソースへの圧迫が大きな課題となっていました。
写真データを取りまとめ、エクセルで報告書作成
ーはじめに、御社の特徴や事業内容を教えてください。
加藤さん：主に神奈川県内で、賃貸アパート・マンションの管理を行なっています。グループに収益不動産の仕入れ・仲介を専門とする会社があり、そちらでご契約いただいたオーナー様への管理の提供を中心としたビジネスモデルであるため、顧客の9割以上が個人の投資家オーナー様です。賃貸管理部の社員数は9名で、そのうち現場担当の社員2名と、物件巡回だけをお願いしているスタッフ1名を含めた3名で巡回点検をして、報告書を作っています。
ー投資家オーナー様ばかりとなると、空室対策や修繕などのコストがかかる提案は難しい場面も多いのでは？
加藤さん：そうですね、支出にはシビアだと思います。ただ、何かトラブルが起きてからだと余計にコストがかかってしまうため、予防的な提案ができるように気をつけています。
ー物件巡回はどれくらいのペースで行なうのですか？
加藤さん：遠方にお住まいのオーナー様も多いので、毎月1回は私たちが物件を巡回して、結果を報告書にして提出しています。ですが、これがなかなか大変で…。先ほども申し上げた通り、巡回専門のスタッフを配置したり、一部の巡回をアウトソーシングしたりしているのですが、それでも毎月、期日までに相当数の報告書を作る必要があるため、ピトパを導入する前はかなり忙しかったですね。
ーピトパを導入される前の報告書作りはどのように？
加藤さん：以前はエクセルで報告書を作っていました。「定期巡回報告書」という名前のフォーマットが物件ごとにあって、そこに巡回した日付や、状況報告などを一つひとつ入力していくんです。
報告書には当然、写真も載せますので、巡回先で撮った写真をSDカードからパソコンに取り込んで貼り付けて…という作業も必要です。会社に戻ってから1枚1枚、縦横比やファイルサイズを調整しながら貼り付けていました。細々とした作業が非常に多くて、これが想像以上に時間を使うんですよ。
ー大変ですね…。報告書作りは巡回後、会社に戻ってからされていたのでしょうか？
加藤さん：いえ、巡回では建物や設備の不具合確認や清掃作業なども一緒にしているので、帰社の時間も当然遅くなり、翌日以降に後回しになってしまうことがほとんどでした。ですが、次の日はまた巡回で外出しますので、作らなきゃいけない報告書もどんどん溜まっていって…。
ーそうなると、報告書はいつ作成されていたのでしょうか？
加藤さん：
月末にはオーナー様に提出する必要があるため、月の後半に3日間ほどかけて、報告書作成担当の社員一人が缶詰め状態で作っていました。その担当者が、他のスタッフの報告書や写真まで整理してまとめないといけないので大変でしたね。
それでも、どうにか業務を回していたのですが、人員が一人丸々動けなくなってしまうと会社の生産性にも影響していて…。どうにかこの状況を変えたいと思っていたとき、ピトパと出会ったわけです。
報告書の業務量が8割減、スピード感のある報告が実現
ー数あるサービスの中でピトパを選ばれた理由を教えてください。
加藤さん：実際に触ってみて、操作が簡単で余計な作業もいらず、使いやすいと感じたことが決め手でした。なにせ、スマートフォンで写真を撮って、あとはその場でコメントを入力すれば終わりですからね。これなら忙しくてもストレスなく使えそうだと思いました。
—他のスタッフの方も問題なくご利用いただけたでしょうか？
加藤さん：特に問題なかったですね。UIが非常にシンプルで分かりやすいので、最初に使い方を少し説明すれば、それで十分でした。実際に、パソコンなどの操作にあまり慣れていない年配のスタッフでも問題なく使えています。
—スムーズに導入いただけて安心しました。 導入後、業務量は変わりましたか？
加藤さん：かなり楽になりましたね。3日間も当てていた業務がそっくりなくなったので、報告書作成だけでいえば以前の8～9割くらいは削減できたんじゃないでしょうか(笑)
今は、巡回担当者が出先でつくった報告書pdfを会社で印刷したり、メールでオーナー様に送るだけです。エクセルで報告書を作る作業はもちろん、撮った写真をパソコンに取り込むのも、写真データをリサイズするのも今はもうしていません。おかげさまで、僕たちの時間はかなり空くようになりましたね。
—お役に立てているようで嬉しいです！
加藤さん：
業務量が減ったことで、工事提案の時間が増えたのもありがたいですね。お部屋の小修繕や外壁工事など、オーナー様への提案業務に当てる時間を以前より確保できています。今までは、そんなことに当てられる時間もなく、ぎゅうぎゅうな状態でやってきましたので。
—ピトパを使っていて、他に役立ったことはありますか？
加藤さん：
オーナー様に、現場からすぐ報告書を送れるようになったのは嬉しかったですね。スマホで写真を撮って、報告書のテンプレートからPDFを作ってLINEで送るだけですから。
これまでは報告書にまとめたりで、問題の発生から報告までに2～3日のタイムラグが出ることもありました。でも、報告は鮮度が大事じゃないですか。報告がリアルタイムで新鮮だと、オーナー様も「急がなきゃ」という気になりやすいようで、その後の対応もスムーズに進みやすいんです。問題解決のスピードがぐっと早まって助かっています。
―素早く報告できると、オーナー様の対応速度も変化するのですね。
加藤さん：
そうなんです。僕たちとしては、ただ状況を報告するだけでなく、オーナー様に対応を急いでほしい、放置すると状況がどんどん悪化するので何とかしましょうよ、という思いも伝えたい。でもこちらの報告がスローだと、なかなかその思いまで伝わらなくて、オーナー様の判断も遅くなってしまいがちです。
それがピトパの利用によって、今までよりもはるかに素早く、的確に現場の状況をお伝えできるようになりました。スピード感のある報告でオーナー様の行動を促せるようになったのは大きな変化だと思います。
管理戸数もサービス品質も両方追求
—サービスへのご要望などがあれば教えてください。
加藤さん：利用を始めて1年近くになりますが、今のところ不便はないですね。報告書作成にかかっていた時間と手間が減り、一方で作業効率は上がって、僕らとしては大助かりという気持ちです。欲を言えば、巡回担当者向けに、今月巡回した物件がどれなのかがわかる機能があると個人的にはもっといいんですけど…(笑)
—精進します！
加藤さん：いえいえ(笑) でも、本当にサービスに不満はなくて、あとは僕たちがこのサービスをどこまで活用できるかが課題だと思っています。報告書以外にも、ピトパは使い方ひとつでいろいろなことに活かせますから。
実際に、今は僕ら巡回担当だけでなく、オーナー様との窓口になっている他の社員も使わせてもらっているんですよ。例えば、退去が出て原状回復をすることになったお部屋で空室対策の提案をする際、その企画書だとか、工事後のビフォーアフターとか。施工でお部屋がどう変わったかはオーナー様も気になるところではありますから、写真枚数も多く載せられて分かりやすいピトパがとても役立っています。
他の使い方についてはまだまだ模索段階ですが、せっかく利用しているサービスなので、僕たちなりに最大限の使い方ができればいいなと思っています。
—今後、賃貸管理で御社が目標とされていることは何でしょうか？
加藤さん：どの管理会社も同じだと思いますが、一番の目標は管理戸数を増やしていくことです。ただ、戸数を増やす代わりにサービスの質が低下するのはよくありません。戸数と一緒に、オーナー様の満足度を上げられる管理を追求していきたいですね。
そのためにも、オーナー様に対して分かりやすく、スピード感のある報告は欠かせないと思っています。オーナー様が物件の状況を把握しやすくなれば、トラブルの予防にもなり、巡り巡って弊社への満足度にもつながってきます。オーナー様にも入居者様にも、「相模大野不動産がここまで見てくれている」「しっかりと管理してくれている」と思ってもらえるように、今後も質の高い管理サービスを提供していきたいですね。
成長企業ほど報告書作成はスマートに
管理会社にとって物件巡回の報告書は、オーナー様に物件の状態を正しく伝えるだけでなく、同時に管理サービスの質まで伝わることになる重要な書類です。だからこそ多くの管理会社が、情報をより新鮮な状態で、分かりやすく伝えようと、報告書作成にリソースを割いているわけです。
しかし、報告書作成の負担が管理サービスの足かせとなってしまっては元も子もありません。業務負担を減らし、売上につながる業務へとリソースをいかに振り分けるか。管理戸数を伸ばしている成長企業ほど、ピトパをはじめとした報告書作成ツールの役割は今後もますます重要になってくるでしょう。
