第41回　メール作成を効率化

メール処理については、ビジネススキルとしてしっかり勉強する必要がある。

本文のように「定型文」を用意しておくことは業務効率化に役立つ。また、メールソフトの「テンプレート機能」も併用すると良い。知らない人は今日から使うべきだ。定型文を保存しておく機能のことである。保存した定型文の中から選んでメールを作成するのだ。社内向け訪問報告や契約実績報告の一斉メール等でも、いつも同じ項目を使用するのだから、テンプレート化されたものを使うのが効率的だ。（藤澤雅義）

毎月、メール文書の作成にどのくらい時間を割いているだろうか。

例えば私の直近3ヵ月の送信履歴を見てみると、月平均で１１０件のメールを送信していた。（社内・社外への送信数の合計）当然、社内のメンバーに対して「了解です」と一言のメール文書で対応することもあれば、お客様に対し、ある程度時間をかけてメール文書を作成することもある。

仮に１通の文書作成に平均７分かかっていたとすると、私のメール文書作成にかけている業務工数は月間１２．８３時間となる。これは労働時間を１日８時間として換算すると、１．６日間分に相当する。驚くべき工数だ。塵が積もって山となっている典型例と言える。

私はこのメール文書作成について業務効率化を図るため、「営業メール文書のテンプレート（雛形）化」に着手した。営業に関するメールは各案件によって多少の違いはあるものの、自社サービスへの問い合わせの対応や、商談後のお礼メール、アポイントの確認、提案内容の進捗確認、営業報告など、似たような場面が度々登場する。

しかし私を含め、多くの方がその都度、毎回ゼロからメール文書を作っている姿が見受けられる。これは大きな時間のロスである。営業メール文書の“テンプレート化”が業務効率化につながると考えた理由がここにある。

営業メール文書のテンプレート化にあたっては、まずは営業の場面を６つの大項目に分けることから始めた。

①お客様からの問い合わせ対応時、②初回面談時、③再面談時、④クロージング時、⑤契約関係フォロー時、⑥その他という６項目だ。 その後は更にこの６項目を中項目、小項目へと細分化していく。

表を見て欲しい。これは②初回面談時に利用するテンプレートを表しているのだが、中項目として「訪問後メール（契約確度高い）」「訪問後メール（契約確度低い）」「アポイントの確認」という３項目に分類し、さらにそれを細分化した小項目に至っては１０項目に分類することができた。 この要領で大項目６種類を小項目まで細分化していくと、合計３９種類のテンプレートが作成できた。

この３９種類のテンプレートを案件の進捗や状況によりにうまく組み合わせ、さらに多少の手を加えれば、利用者のオリジナル文書となる。毎回同じような文書を０から作るよりも、はるかに効率が上がるはずだ。 　

日常業務で外すことの出来ないメール文書の作成。改めてこの部分の効率化を図ってみてはいかがだろうか。

（筆・児玉和俊／週刊住宅2015.09.14掲載）