IT化で業務効率向上を
もういい加減にFAXを使うのを止めたらどうだろうか。本文にあるように、業界は超アナログ社会だ。高いコストの人件費をシステムで安く代替することができるのだから。もっともっとと合理化を推し進めよう。いかに、楽に仕事ができるか、残業しなくても済むような仕組みづくりに貪欲になろう。業界人は真面目で働くのが好きだから合理化が進まないのだろうか？そんなことはないな。（藤澤雅義）
入退去が最も多くなる賃貸業界の繁忙期、賃貸管理会社の電話は鳴り続けたことだろう。営業時間内は電話対応に追われ、営業時間後に、やっと必要な書類や報告書の作成等、たまった業務を片づけるため、連日残業続きという不動産会社が多い。
実際にどのような電話が鳴っているのかというと、入居に関しては、仲介業者からの「○○マンション201号室はまだありますか？」「図面をいただけますか」「内見方法を教えてください」といったやりとりの電話がひっきりなしに鳴る。
図面は当然のようにFAXで送信される。内見の場合は、仲介業者担当者の名刺をFAXで送信してもらう、部屋の入居申込書もFAXで送られてくる。FAXの受信トレイは様々な書類で山盛りになっている。
退去に関しては、契約者からの部屋の解約に伴う電話で「解約の手続き方法は」「解約予告期間とは」などについて問い合せが入り、スタッフが一通り説明をして、やはり解約通知書をFAXや郵送で送ってもらう。そして、「解約通知書を送ったが届いているか」とまた電話が入る。その後は「退去立会の日時が決まった」「立会い時間を変更してほしい」など、とにかく電話やFAXでのやり取りが実に多い。
他業種ではIT化がどんどん進み、手続きや予約などをするために電話連絡が主である企業は、今ではほとんどなくなっている。粗大ごみの申込、ガス会社へ開始・停止の手続き、カード会社への住所変更、飛行機の予約など、数年前までは電話をしていた記憶があるが、今では、これらすべて24時間いつでもWEBでの手続きが可能である。
但し、WEBが苦手な人もいるので、電話対応を全てなくすことはできないが、電話対応のための人件費が削減できることで、より良いサービスの提供や価格の低下にもつながる。高い手数料や高額なお金を動かす業界にも関わらず、不動産業界全体がアナログ体質であり、未だ電話とFAXでのやり取りが多いのが実情だ。
しかし、最近では空き確認の電話を自動音声で対応する仕組みが整いつつある。徐々に進化はしているようだ。解約についても同様、WEBを使っての受付や退去立会の申込ができるようになれば、業務効率も上がるのではないか。
（筆：遠藤広美／週刊住宅2016.04.18 掲載）
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