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管理会社の競争戦略 第3回『STEP 2 時間をつくる①テンプレ化』

2016.10.07
  • 管理会社の競争戦略(メルマガ)

    なぜ業績が上がらない?

    それは目の前にある「緊急」で対応しなければならない、「生産性の低い」仕事--例えば「クレーム対応」--に追われ、本来やらなければならないリーシング、空室改善提案、管理受託営業などがおろそかになってしまうことが多いから。

    「もう2ヵ月も空いている…オーナーへ空室改善提案をしなくては!」

    「管理を増やしたい!受託営業へ行かなくては。」

    と考えていても、緊急性の低い業務は後回しにしてしまいます。利益の上がる仕事なのに、です。

    時間をつくる、4つの手法

    クレーム対応も重要な業務なので、行わない訳にはいきません。

    そこで時間をつくる必要が出てくるのですが、 その手法は大きく分けて4つあります。

    1.業務フローの見直し

    2.業務の仕組み化

    3.人材投入

    4.アウトソーシング

    今回はこのうち、「業務の仕組み化」について、フォーカスしていきます。

    仕組み化の第一歩、「テンプレート化」でムダな時間をカット!

    テンプレート化とは、繰り返し使う資料や業務を定型化し、社内で共有することです。

    毎回必要な資料を作成していては、「資料を作ることが仕事」となってしまいますし、それをスタッフそれぞれで行っていたら・・・膨大な時間がかかっていることになります。

    そこで、テンプレート化。 例えば5人のスタッフがこれまで30分かけていた資料作りを5分で終わらせることができたら・・・なんと 約2時間の削減 です!

    そんなテンプレート化のすぐに使える事例、当社の兄弟会社で賃貸管理会社の「株式会社アートアベニュー」が実践しているアイデアをご紹介します!

    すぐ使える!アートアベニューのテンプレート化 事例

    • 【1】通知文
    • 【2】賃料査定
    • 【3】物件巡回チェックリスト
    • 【4】メールのテンプレート機能

    【1】通知文

    入居者へ向けた通知文は、騒音・ペット・ごみ・工事/点検関係・・・など、場面 に応じて用意しており、その数は30種にも上ります。

    誰かが一度作ったものは、すべて共有する仕組みなので、現在も随時増えています。

    通知文以外にも、リーシングレポート や解約精算書、滞納賃料請求書などのひな型、約400種を共有しています。

    【2】賃料査定

    賃料査定も定型化されています。それが、「コンペア式査定法」です。
    類似物件と構造・仕様・環境を比較し、社内で決められた基準で査定していきます。
    例えば、木造の類似物件に対して査定物件がRCなら、プラス3,000円、アパートに対してマンションなら、プラス3,000円、といった具合です。
    これによって査定時間の短縮はもちろんのこと、新入社員の研修時間も短縮されました。

    【3】物件巡回チェックリスト

    弊社では、時間をつくるために、物件巡回や退去時の室内チェックを アウトソーシングしています。

    そこで活躍するのが、アウトソーシング用に作成したチェックリストです。 業者さんに確認してほしいポイントを明文化することで、「抜け」がなくなり、 一定のレベルを保ち続けられるのです。

    社内のスタッフで対応する場合でも、有効に使えます。

    【4】メールのテンプレート機能

    メールを使った定期的な報告や連絡 −−例えば営業報告、日報、議事録、業者への見積り依頼など−−は、テンプレート機能を活用します。

    同じフォーマットを使うことでメール作成が格段に早くなる他、伝えモレがなくなるというメリットも。

    次回に続く・・・

    いかがでしたでしょうか?

    本日は「時間をつくる」ことを目的とした仕組み化の「テンプレート化」についてご紹介しました。

    目先の緊急性の高い仕事ばかり行っていては、会社は伸びません。

    業績を上げるためには「生産性の高い」業務を行うこと、そのための時間を十分に取ることが重要です。

    さて次回は、引き続き仕組み化についてです。その中でも最重要ポイントとされる「業務マニュアル化」をご紹介します。  「時間をつくる」だけでなく「営業力を高める」こともできるマニュアル化。 そのメリットとは?

    来月の「管理会社の競争戦略」をどうぞお楽しみに!

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