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管理会社の競争戦略 第4回『STEP 2 時間をつくる②マニュアル化』

2016.12.22
  • 管理会社の競争戦略(メルマガ)

    マニュアル化のメリットとは?

    マニュアル化とは、誰でもできる業務を仕組み化し、明文化すること。
    これによってどうやって時間をつくるのか、マニュアル化のメリットをご紹介します。

    (1)「できる人」のやり方を標準化し、スタッフの底上げを図る

    同じ業務を行っているのに、かかる時間や質に差が出ることってよくありますよね?

    ここでマニュアル化の登場です。

    「できる人」のやり方を標準化し、真似をさせることで、他のスタッフの業務効率を上げます。

    (2)教育の時間も短縮

    マニュアル化は新入社員への教育時間の短縮にも効果的です。

    OJTで付きっきりにならずとも「できる人」の手順を合理的に把握できるため、経験の少ないスタッフであっても十分な働きができるのです。

    (3)判断基準を明確にし、 迷いを生じさせない

    「判断のものさし」を作ることで、迷い考える時間を省きます。

    ルーティンワークなのにスタッフ全員が個々で考え 実行していることがよく見受けられますが、この悩む時間を省くことも、メリットのひとつです。

    (4)業務の棚卸しによって ムダな工程を省く

    マニュアルは作る過程にもメリットがあります。

    業務を棚卸しし、俯瞰することでムダな工程を発見 することができます。

    マニュアル化の成功事例

    時間をつくるためにマニュアル化は効果的だということをご理解いただけたかと思いますが、では実際、どんな業務をマニュアル化するのでしょうか。 当社では「90%の業務はマニュアル化できる」と考えています。 実際に、当社には100を超えるマニュアルが存在しています。 その一部をここでご紹介します。

    すぐ使える!アートアベニューのテンプレート化 事例

    • 【1】入居者対応マニュアル
    • 【2】管理替えマニュアル
    • 【3】新入社員研修プログラム

    【1】入居者対応マニュアル

    入居者のクレーム、お困りごとに対する電話対応マニュアルです。

    「トイレの水が流れっぱなし…」「お湯が出ない…」などの様々なトラブルについて、 ヒアリングから考えられる原因を探り、電話での解決を図ります。 現場へ行く回数を減らし、業務を効率化しています。

    【2】管理替えマニュアル

    ポイントを押さえておかないと、後々トラブルに繋がることが多い管理替え。

    一連の流れとチェックポイントを明文化することで、その都度考えることなく、スピーディーに業務を遂行できます。

    【3】新入社員研修プログラム

    新入社員の研修プログラムもマニュアル化のひとつです。

    賃貸管理についてはじめに学ぶべきことを体系化し、プログラムを作成。 経験の有無に関わらず、この研修を受けてから各部署へ配属されます。業務マニュアルと併用することで部署毎の教育時間を短縮しています。

    マニュアル“らくらく”作成ツール

    〈外部リンク〉Teach me サービスの詳細は画像をクリック

    では実際にマニュアルを作成してみましょう!
    まずは、ひとり一つずつ。

    …とは言え、はじめから完璧に作れる人はいません。

    7割程度で構わないので、作成・実践し、その都度改定をしていきます。

    また、マニュアルの作成と管理をクラウドで行えるサービスもあります。

    いつでもどこでも作成・閲覧が可能なので、業務効率がUP!ぜひ活用してみてください!

    次回はいよいよ「商品をつくる」!

    いかがでしたでしょうか?

    本日は「時間をつくる」ことを目的とした仕組み化の「マニュアル化」についてご紹介しました。

    マニュアル化のメリットは、

     1.「できる人」のやり方を標準化し効率UP

     2.教育時間の短縮

     3.判断基準を明確にし、迷いを生じさせない

     4.業務の棚卸しによってムダな工程を省く

    以上の4つでした。

    お気づきかもしれませんが、営業力UPにもつながるマニュアル化。

    「営業力を高める」の回でも活用法をご紹介していきますので、 そちらも併せてチェックしてください。

    さて、次回はお待ちかねの「商品をつくる」です。

    「他社との差別化ができない!」とお悩みの方は要チェックです!

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