【コラム】賃貸管理の業務分析と「倍率」の高い仕事のススメ

今年もいよいよ業界の繁忙期に突入しましたね！

連なる解約連絡とリフォーム管理、募集活動、仲介、契約処理…。平常時より格段に増えるこれらの業務を片付けながら、通常業務も怠ることなくこなしていくとなると、思わず「体がもうひとつあったら…！」なんて考えてしまう人も少なくないのではないでしょうか。

そこで今回は、自分の体をどうにかして「増やす」方法を考えてみます。
一人で何人分もの働きをする――つまり、生産性のお話です。

仕事の能率をあげる第一歩は、組織全体の業務分析です。
毎日の仕事のなかで、「誰が」「どこで」「どんな仕事に」「何時間」かけているのか、できるだけ正確に把握する必要があります。

管理会社であれば、各スタッフの１週間の仕事を

（１）現場・クレーム対応
（２）事務作業
（３）出納業務
（４）戦略・提案業務
（５）その他（移動時間など）

の５つに振り分けていきましょう。
そして、組織の総労働時間に対してどの業務にどれくらい時間を使っているかを分析するのです。

やってみると驚きますが、おそらく９０％以上の時間が（１）（２）（３）（５）に割かれているはずです。（４）を代表するような「見込みオーナーに対する管理受託の提案」の時間などは、ほとんどとれていないのではないでしょうか。

逆に、クレーム対応や不明瞭な現場作業には、思っていた以上の膨大な時間をとられていると思います。そして、それに伴う移動時間、準備時間…。

もちろん現場対応は管理会社の大事な仕事のひとつなのですが、しかしその対応が長いせいで管理受託につながる業務の時間が確保できないのであれば、組織の成長・業績向上はいつまで経っても果たされません。売上を今以上に増やすための時間がない、というのは組織として非常に恐ろしいことです。

これを改善するには、（１）専門部署を作るなどの業務分担、（２）外注の活用、などが考えられます。

みんなで「現場対応と受託提案」をするのではなく、たとえば、オーナーに会って提案することに徹底する「受託提案」の専門スタッフをひとり置いてはどうでしょうか。
現場対応もしなきゃ、提案もしなきゃ、ではどっちつかずになってしまいますが、両者をうまく切り分けられれば各人が集中的に業務に取り組めるようになります。

また、外注の活用は、属人的な業務の多い賃貸管理における大きなカギです。

「果たしてその仕事は、うちのスタッフが高い人件費をかけてやるべきなのか」

…という発想を常に心がけましょう。

たとえば、３時間の草むしりを社員にやらせていませんか？
誰がやっても、草むしりの結果に大差は出ません。一生懸命草を抜いたからといって売上が増えるわけでもないでしょう。
それならば作業を外注し、３時間を使って見込みオーナーを二人訪問させたほうが、よほど会社のためになります。不動産業界には、スタッフに何でもかんでもやらせたくなってしまう経営者が多いように感じます。くれぐれもご注意ください＾＾；

このように、業務分析をすると「もっと効率化できる仕事」「いっそやめてしまったほうがいい仕事」「他の方法を採用したほうがいい仕事」が見えてきます。

これが見えると、これまでの労働時間のなかの無駄が省かれ、他の仕事をするためのスラック（余裕資源）が生まれてきます。

業務効率を改善するにあたって大切なのは、このスラックを使ってどんな仕事をするか、です。
せっかく作った余裕資源・余裕時間を、再び作業的な仕事で埋めてしまっては意味がありません。できることなら、一度の仕事で何倍もの価値を生む仕事に使いたいものです。

具体的には、どんなことをするべきでしょうか？
オーナーとのコミュニケーションについて考えてみましょう。

＜オーナーとの面談＞
オーナーとの定期的な面談は、信頼関係を構築して仕事につなげる非常に重要な業務です。
一方で、スタッフひとりが１～２時間面談するとなると、何十人・何百人というオーナーとは平等に面談できない、というデメリットがあります。
成果につながる確率は高いですが、物理的には「スタッフ人数×１倍」の仕事です。

＜オーナーセミナーの開催＞
準備に多少時間はかかりますが、セミナーであればいっぺんに数十人のオーナーとコミュニケーションをとることができます。
加えて、セミナーを契機に「担当者とオーナー」という関係から「組織とオーナー」という関係へと移行しやすくなります。
（担当者ひとりに任せっきり／担当者とオーナーがべったり、というのも考え物です。担当者の転職に伴う管理離れなどのリスクを考えれば、ある程度「組織」としてオーナーと付き合うべきでしょう）
うまくすれば「スタッフ人数×５倍」くらいの仕事ができます。

＜情報発信・広告戦略＞
さらに倍率を高めるとしたら、「会報誌」や「メールマガジン」「ブログ・ＳＮＳ」、あるいは「広告」といった仕事になるでしょうか。

遠隔地のオーナーや見込みオーナーに対するアプローチとして、定期的な刊行物の送付（情報発信）はたいへん有効です。
当然、面談ほどの効果は期待できませんが、継続的な情報発信は自社のブランドを高め、かつ管理会社に対するロイヤルティも高められます。
可能であれば、広報・広告の専業者を置いてオーナーとのコミュニケーションを図るべきでしょう。
やり方によっては「スタッフ人数×ｎ倍」の仕事になるはずです。

業務を効率化し、スタッフひとりひとりの生産性を高めることは、売上だけでなく組織そのもののコンディションを改善します。

逆に、作業的な仕事を朝から晩までやらせている非効率な組織では、スタッフの離職が続出し、仕事の効率はさらに下がっていくでしょう。

「スタッフ０人×ｎ倍」はゼロです。

担当者の離職によって離れるオーナーも発生しますし、新たなスタッフの採用・教育に多大なコストがかかることを考えればマイナスと言っても過言ではありません。

「うちのスタッフが高い人件費をかけてやるべき仕事とは何か」

是非、貴社のスタッフにしかできない「核」となる仕事を見極め、できるだけ高い倍率で仕事をしていきましょう！