【コラム】生産性の向上は、仕事の優先順位の変更から始まる

たとえ繁忙期でなくとも、賃貸管理会社にはやるべき仕事がたくさんあります。

入居者対応、建物修繕、集金・督促、入居者募集…、毎日が細々とした業務の連続であり、しかも、それらの仕事のほとんどが「人の力」を必要とします。

結果として、賃貸管理会社は「人件費」が売上の多寡を決めるキーになります。いかに少ない人件費で大きな収益を生めるかが会社の将来を左右するのです。

しかし、全国の多くの管理会社を拝見させていただいても、社員一人ひとりの「生産性」や「仕事の優先順位」を意識している管理会社は、ほとんどありません。

会社を運営する中で、一番高額なコストは人件費です。

社員に「どう稼いでもらうか」を考えなければ売り上げは増えません。

ひらたく言えば、社員には「お金になる仕事」を優先的にやってもらう必要があります。

収益を上げる第一歩は、仕事に「優先順位」をつけることからです。

あまりにもやることが多すぎるからなのか、管理会社のスタッフはまず目の前の仕事を優先しがちです。

おそらく多くのスタッフが、仕事を下記の(1)～(4)の順に進めているのではないでしょうか。

いずれも欠かすことのできない大切な業務です。

また、時を選ばず飛び込んでくる電話対応・クレーム対応といった業務が、優先的に片づけられていく仕組みもよく理解できます。

しかし、管理会社にとって最も生産性が高い仕事は、売上につながる (4)の仕事です。

多くの管理会社が(1)～(3)の業務だけで手一杯になってしまい、(4)のような「考える仕事」に全く手を付けられていません。仮に手を付けられたとしても、やはり他の業務の量が膨大ですから、時間があるときに片手間にやる程度で、意味のあるカタチにまで昇華できていません。

本来やるべき大切な仕事であるはずなのに、生産性の低い仕事に時間を奪われ、ただただ目の前の仕事を片付けるだけに終始してしまう…、これではどれだけ働いたところで売上アップは叶わないでしょう。

提案もない、改善もない、降ってきた仕事を片付けるだけ。これではオーナーのロイヤルティ（信頼性・親密性）も高まらず、管理戸数の増加や稼働率の回復も望めません。

また、(1)～(3)といった仕事は、悪く言えば「管理会社であればどの会社でもできる仕事」ですから、それができたところで管理離れのリスクは改善せず、収益性も一向に高まりません。

この状況から脱するには、仕事の優先順位を変えるべきです。

どれだけ(1)～(3)の業務が発生しようとも、 (4)の仕事が最優先に実行される状態を作るのです。

(1)～(3)の仕事に邪魔されずに(4)を実行するためには、いくつかの方法があります。たとえば、外部資源の活用はひとつの改善策です。

・外部資源活用
人的資源は限られています。多少の残業を考慮しても、１ヶ月で確保できる社員１人分の労働時間は200時間程度しかありません。

仮に(1)～(3)の仕事だけでこの200時間が使い切られてしまうなら、無理にでも(4)の時間を確保し、「残りは他の誰かにやらせる＝アウトソーシングする」というのも有効な手段ではないでしょうか。

アウトソーシングサービスは、通常の人件費以下の料金で専門職に任せることができるため、上手に使えばコストダウンと品質向上を同時に叶えることができます。

本当にやるべき大切な仕事は自社の社員に任せ、代替可能な仕事は外部の専門職に任せる…、きっとコスト以上の効果が得られるはずです。

・専門部署の用意
強制的に(4)の時間を作るのであれば、いっそ(4)の仕事を中心にして働く専門部署・専門スタッフを置いてしまうのも手です。

オーナー提案しかしない部署や広報部の設置は、会社の規模が小さいうちは難しいかもしれませんが、ある程度の規模になったなら可能な限り早いうち設置することをお勧めします。

専門の営業部隊がいることで管理戸数は飛躍的に増加します。また、広報やマーケティングという仕事は、システムやデザインの力を借りながら、営業スタッフ何人分もの顧客アプローチを実現します。

オーナーへの認知が高まるごとに、自社の「ブランド」も形成されていくでしょう。他社との差別化をはかることができれば、周囲の業者との価格競争にも巻き込まれにくくなります。

オーナーへの提案に始まり、入居者募集の企画や入居者満足度UPの企画、メルマガや会報誌によるオーナーへの情報発信、ホームページやSNSを通じての関係者とのコミュニケーションなど、管理会社がやるべき(4)の仕事は沢山あります。

そして、これらの (4)の仕事をこなしていく中で、やがて(4)の仕事の中にも優先順位があることに気が付くでしょう。

果たして、真に「社員がやるべき大切な仕事」とは何なのか。

業務の生産性向上と売上増を継続するためには、常に現状に満足することなく、自社の業務に対して常にその問いかけを続ける姿勢が必要です。