アレ、確認した？ 管理移管時の落とし穴と管理会社変更通知

「相談デスク」

このコーナーはベーシックサポート会員様から実際に当社へご相談いただいた内容を、解決策の一例として公開していく企画です。

先日、管理を始めてまだ数年のビルメンテ会社さんからお困りの電話が。

管理替えで受託したアパートの入居者との契約更新を忘れていて、更新時期を大幅に過ぎてしまった、とのこと。

「管理移管でバタバタとし、うっかりしていたのですが、この場合って契約はどうなるんですか？」

前管理会社・入居者ともに契約書が残っておらず、合意更新についての記載があるかどうかもわからないと言います。

この状況、四角四面に処理をするなら、当契約は所定のタイミングで合意更新がされなかったために「法定更新」がされた、と考えられるでしょう。そしてその場合、法定更新後の契約は「期限の定めのない契約」になったとみなされ、以降の更新料は取得できない状態になった、と考えられます。

……大変おそろしい状況ですね……。

実務的には、今からでも契約者と交渉して「合意」を取り付け、更新処理を進めることになりますが、うっかりでその後の数万円、数十万円を損失するのは痛すぎます。

そこで今回は、急な「管理移管」でもバタバタしないための「管理替えにおけるポイント」を、兄弟会社である株式会社アートアベニュー管理受託チームに聞いてきました！

ページの最後で管理替え時の入居者通知書類「管理会社変更のお知らせ」をダウンロードできます！

管理替えを含む管理受託は物件の把握から始まりますが、これは今後の業務を左右するところなので確実に不明点をチェックしクリアにしていきます。またオーナー自身に物件を見直していただける良い機会ですから、提案はしっかりと行なっていきます。

実際にはチェックシートを使って現地調査、旧管理会社やオーナーなどの関係者へのヒアリングを行い、管理履歴と現状、今後やるべき事を擦り合わせていきます。

簡単なチェック項目は以下の通りです。  

基本のチェック項目、14個

（1）管理の開始日、家賃集金の開始月

（2）空室の募集状況

（3）既存入居者の対応中案件、滞納状況の有無、更新・再契約状況

（4）ビルメンテナンス（法定点検含む）や清掃等のオプション業務を行っていたか、その資料の有無と継続確認

（5）警備会社や清掃業者、ビルメンテナンス業者のオーナー指定の有無

（6）建築図面と（リニューアル後であれば）計画図面等の有無とその保管について

（7）駐車場や駐輪場の配置図と契約状況

（8）メールボックス開錠一覧の有無

（9）鍵一覧（共用部を含む）の有無

（10）ＴＶの視聴方法（アンテナ or ケーブル）

（11）インターネット使用環境の整備（フレッツマンションタイプ、ＫＤＤＩ等にすでに加入済みの集合住宅か）

（12）プロパンガス会社情報の有無

（13）自治会の有無とつながり

（14）室内・共用部のリフォームや設備の追加について

 （14）「室内・共用部のリフォームや設備の追加」は、オーナーと管理会社双方のリスクヘッジと収益UPを考えれば必ず行うべき項目です。

現状のままでは決まらないと感じていたのに、空室が続いた後に「リフォームしましょう」「設備を導入しましょう」と後出しするのでは、余計な空室損を生んでしまいます。

オーナーからも、もしかしたら「客付け力がないからこんな提案をしているのかしら」と不安がられるかもしれません。

その後のスムーズな空室対策提案／リーシング活動のためにも、管理受託時にきちんと物件の現状を確認し合い、改善提案する事が大切なんですね。

物件確認が完了し管理移管日等も固まったら管理委託の契約の締結に進みます。

新築と比べてトラブルの多い管理替えは、事前に取り決めを行い契約書の特約に明記した方が安全です。

特に自社の審査を通っていない既存入居者については注意が必要です。

特約に入れたい項目、5個

（1）賃料回収開始月（管理開始＝賃料回収開始　ではない場合）

（2）（滞納保証をつける場合は）●ヶ月間の審査期間があり、それを通過したした入居者のみ保証する旨

（3）既存入居者に対する対応は甲乙協議の上善処する旨

（4）既存入居者の敷金についての取り扱いを追記

（5）室内が想定以上に劣化・陳腐化していた場合に備え、契約書内の「内装原状回復工事」等の文言を「室内内装リフォーム」といった原状回復”以上”の工事を実施できる文言に変更し、入退去時に改善工事を実施する旨

管理委託契約を締結したら、入居者通知を行います。ここで大切なのは、明確さと信憑性です。

家賃振込先が変更になる旨の書類が届いても、胡散臭い内容・見た目の通知文では「振込詐欺ではないか」と入居者を不安がらせてしまいます。信憑性を高めるためにも、旧管理会社の社名及び連絡先は忘れずに記載しましょう。

ちなみに、地域差はあるかもしれませんが、管理会社変更通知は新管理会社が行なうのが一般的です。
通知の遅れやまごつきは、そのまま旧管理会社の業務の障害となるとともに、オーナーや周辺業者の評判悪化にもつながります。スムーズかつスマートな通知を心がけましょう。

一番の違いは、既存入居者がいることであり、それによって様々な状況が生まれます。

昔からの入居者で契約書がない、更新書類がなく更新をしているかも分からない、元々滞納している、保証会社が家賃集金を行っている、連帯保証人がいないなど、様々な問題が発生することがあります。 それらをひとつひとつクリアにしていき、他部所や各業者への報告・連絡をこまめに行い、引き継ぎを正しく行っていくことが重要です。

最後になりましたが、アートアベニューでも使用している管理替え関連の書式はこちらからダウンロードできます。

貴社のルールに合わせてご活用ください。

管理替え時の入居者通知書類「管理会社変更のお知らせ」のダウンロードはこちらから！

Wordファイルなので、貴社のルールに合わせ修正してご活用いただけます。