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第146回 効率よく仕事を進めるために

2021.04.12
  • 全国賃貸住宅新聞

    在宅ワークのテクニックを紹介

    仕事に対する自分の姿勢と成長を見つめ直す

    さて、この連載では何度か「仕事の進め方」を述べてきたが、新たな項目を足してみたい。

    「細かなテクニック」と「仕事に対する姿勢」との両方がある。

    ■仕事をするために必要なテクニック

    表1の1番目は「ダブルモニターの効用」である。

    テレワークが進んでいる会社はノートPCを使用していることが多いと思うが、画面が小さいので見にくい。
    ノートPCを使っていなくても、幅が50センチくらいある23インチ型の別途2つ目のモニターがあると大変便利だ。
    作業スペース、つまり机が広くなったのと同じことだから、生産性が上がるのは間違いない。

    「ZOOMミーティングでは、顔にライトを当てる」(写真)

    ZOOM等のテレビ会議システムが一般化してきているが、顔に照明を当てるとモニターに映る印象が随分と変わってくる。必須ではないか?

     

    「メールの件名は詳細に」なるべく詳しく書くこと、仲を開けなくとも大体の内容がわかって相手に喜ばれる。

     

    「ファイルの整理」業務上のファイルがどこにいったかわからなくなってしまうことがよくある。時間の無駄である。これはフォルダの分類の設計が肝心だ。全体を考えてカテゴリーをよく考えることだ。これは結構センスがいる作業だと思う。
    送られてきたファイルをマメにフォルダに収納することも無論大事なことだ。

     

    「ToDoリスト」いままで、この連載でもToDoリスト(アクションリスト)のことは何度か述べてきた。弊社はオリジナルのバイブルサイズのリフィールも作っている。
    しかし、私はいまは「マイクロソフトToDo」を使うようになった。やはりデジタルが一番便利だ(笑)。PCでもスマホでも同期して使えるし、多くのことをいまはスマホで処理する時代なので、別途アナログの紙の手帳を持つことを無駄に感じるようになった。

     

    「タイムマネジメント」予定表での管理のことだ。弊社はサイボウズを使っている。
    スタッフ全員の行動予定が見られる。明日の行動、来週の行動、この1ヶ月の行動をサイボウズを睨みながら設計する。
    そして、先の「ToDoリスト」を見比べながら決定するのだ。

     

    「ビジネスチャットツールで情報を共有」チャットワークやLINE等のビジネスチャットは、メールなどの無駄な枕詞もいらず、PCだけでなくむしろスマホが中心に利用され、そのため、写真や動画もすぐ送れて大変便利だ。
    グループチャットで一斉送信もできる。そこで、業務に関係するニュース等の情報をスタッフ全員で共有することができる。メールだといろいろな無駄な営業メール等が入るので、チャットがいまや中心になっている。

    「自己管理できる人に/自立型人間になる」人に管理されるのではなく、自分で自分をマネジメントできる人になろう。人から言われてからやるのではなく、自分で考え、自分で決めて、実行できる「自立型人間」になってほしい。

     

    「仲間を大事にする/ブスっとしていてはいけない」人は独りで生きているのではない、助け合って生きていることを忘れないでほしい。組織で仕事をしているので、このあたりの姿勢は実はとても重要なのだ。

     

    「マネージャーになったら偉くなったわけではない」ピラミッド構造・組織の時代はおわった。よりフラットな組織がこれからの企業のトレンドだ。「課長」になったから偉くなったわけではない、「役割」と「責任」が重くなっただけだ。勘違いをしないでほしい。

     

    「挨拶が基本/おはよう、ありがとう、ごめんなさい」人としての基本は「挨拶」。
    これが出来ない人で成績の良い人はいない。

     

    「読書の習慣がないのならオワっている」「本を読む」とは、自分以外の著者の視点で読む、つまり「視点移動」ができることである。それは、他者(著者)の視点を知ることができるということ。新しい見方や概念を吸収することができるのだ。
    理解力が磨かれ、頭の良さが向上してゆく。本をよく読む人は、読まない人よりタフで柔軟な考え方ができて、理解力がある人になることができる。

     

    「400字の内容を30字にまとめる」話の内容、意味を捉えることを鍛えることができる。これは、クライアントが望んでいることを把握する能力と同じだ。

     

    「実行しなければ意味がない」実行が伴わないアイデアや企画は、ただの妄想、起きたらすぐ忘れる夢、意味のない時節の挨拶を交わす立ち話となんら変わらない。

    会議はなんのためにあるのか?それは、情報を集め、現状を分析し、問題点をあぶり出し、その解決策を考案する、そしてその解決策の実行担当を決めるためにある。

    しかし、多くの会議は、せっかくここまでやったのに、最後の「実行」をせず、うやむやになってしまっていないか。これでは会議の時間が意味のないものになってしまう。逆に言えば実行することには結構なハードルが存在するのだ。

     

    「実行」するにはどうしたらよいのか。それは担当を決めた時点で、「納期」をしっかりきめるのがいい。

    「では、○○君が担当ね」、そして「いつまでに出来るの?」と必ずやるのだ。この「納期を決める」ということをしていない人のなんと多いことか。

     

    そして、その納期の期限にあわせて、「あの課題はできた?」と進捗管理をやっているマネージャーははたして何人いるのか?

     

    「プラス思考を持とう」「マインドセット」とは、これまでの経験や教育、先入観から作られる思考パターン、固定化された考え方のこと。

    簡単にいうと「無意識の思考のクセ・思い込み」。「なんとかなるだろう」と思うか、「今回は難しいのではないか」と思うのでは、180度方向性が違うのである。

     

    「君は成長しているか」1年前の自分と比べて、君は成長しているか。

    はたして、格段に成長しているか、そこそこ成長したか、ほとんど変わりがないか。会社の成長のペースと比べてどうか、会社の成長についていっているか、ついていっていると自信をもって言えるか。

     

    成長しているスタッフはまわりにいるか、あの彼、あの彼女はどうだろう、自分より頑張っているのではないか。自問をしよう。

     

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