今回は、当社の今年おこなったオフィス改造について話してみたい。

テレワークが浸透したので、フリーアドレスにして、全部で122席分あった机を63席(52％)に減らしたのだ。

半分近い席を無くした。5月に改装してもう5ヶ月が経ったのだが、すでに以前のオフィスを思い出せない(笑)。

今回、ビフォーの写真を見て驚いた。こんなに汚かったのかと。

フリーアドレスにするために、まず「ペーパーレス」にしたのだが、そのことによって、机の上の書類がなくなって綺麗になった。

ペーパーレスにするためには、7,300戸の管理戸数の膨大な賃貸借契約書と不動産オーナーとの管理委託契約書をスキャニングしてPDF化しなくてはいけない。

全部をスキャニングする見積もりをしたら600万円以上だという。それでもっと安く済む方法はないかとスタッフが探したのが、契約書は紙のまま倉庫に預けて、必要なものだけ、その都度スキャニングしてメールで送ってくれるサービスにたどり着いた。これで十分だ。

これで、書棚がなくなってスッキリ。その分、オフィススペースが広くなった。新宿にある本社は、家賃の坪単価が高いのだから、「紙」を置いている場合ではない。

この2〜3年でテレワークというものができることがわかって本当によかった。コロナ騒動が始まった一昨年あたりで、当社は「机」が足らず「増床」をしなければいけないタイミングだった。

現在、東京本社所属は150名近くいる。テレワークがなければ最低100坪くらいの増床を余儀なくされたと思う。

逆にいうと、オフィス需要が減って、ビルオーナーは大変だ。IT系の会社などは、かなりの賃貸スペースを返しているという。

こちらは、改装前と改装後のレイアウト平面図だ。図面右側のセミナールームや会議室等はそのままで、左側の執務室スペースを今回改装したのだが、以前は机がびっしり並んでいたのがわかると思う。

スペースに余裕ができて、ゆったりとした気分で仕事ができるようになった。

図表②は「フリーアドレスのメリット・デメリット」を表してみた。メリットはまず、

1、「他部署の声が聴こえてくる」、だ。基本的に毎日違うところに座るので、隣に他の部署のスタッフが座る。すると、そういう仕事をしているのか、そういう観点を気を付けているのか、と気付かされることが多いという。

2、「人の存在感が出た」。これはいままで、たくさんの机に囲まれていて、スタッフの全身の姿をよく見られなかった。改装後は、空間が広いので、一人一人がつま先から頭のてっぺんまでよく見えるのだ。それだけで、「人」の存在が大きく感じられるから不思議だ。出社してきている人数は少ないが、1人の存在感は増している。

3、「空間が広いので、そばにいって声をかけやすい」。オフィスが広くなったので、スタッフの横や後ろに近づきやすくなったのだ。よって、「いま、何してる？」と声をかけやすくなった。

4、「オフィス空間に余裕ができた」。そのままだが、前はゴミゴミしていたと思う。

5、「オフィスが綺麗になった」。各自、出社したら、個人ロッカー（縦横奥行き45センチ角）からノートPCや資料等を取り出し、退社時には、それをロッカーにしまう。よって、雑然とした紙の資料や私物がまったくないのだ。

6、「気分転換ができる」。部署によっては、隣あって仕事をしたほうがいい場合もあるので、ほぼ同じ席に座っている人もいるが、毎日違う席に座ることも可能なので、マンネリ化しない。日々、少々でも「違いがある」ことはいいことだ。

デメリットだが、あまりない(笑)。代表電話がなって誰かを探すときに、苦労するくらいだ。

次回はオフィスを「遊び場」にしてしまった話をしたい。

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