【コラム】多忙の要因は負のサイクル！　正のサイクルが稼働率と生産性の向上を叶える

当コラムでは、「賃貸管理ビジネスを成功に導くためのポイント」を、オーナーズエージェントのコンサルタントたちが分かりやすく解説します。

今回のテーマは「賃貸管理の正のサイクル」です。

こんにちは。コンサルタントの高橋です。
大手賃貸仲介会社の店長経験や、賃貸管理会社のリーシング部門・管理受託部門を統括してきた経験を活かし、現在はオーナーズエージェントのコンサルタントとして全国を飛び回っています。

さっそくですが、私がコンサルタントとなって改めて感じるのは、賃貸管理というビジネスの安定性、そして大きな収益を得る可能性の高さです。管理は一見すると「儲からないビジネス」のようにも感じるのですが、そんなことはありません。

確かに、管理によって得られる売上は小さめです。
管理料率の相場は全国的に5％程度ですから、6万円の部屋からもらえる管理料は月々3,000円。不動産売買と比べると圧倒的な小ささです(笑)。

しかし、積もり積もった管理料は大きな山となります。
仮に平均賃料6万円の部屋を500戸管理するとして、これを稼働率90％で運用できれば、募集管理料や更新事務手数料、退去リフォーム代等と合算して、年間2000万円程度の売上は確保可能でしょう。

しかもこの数字は、景気の影響を受けにくく、また仲介手数料売上のようにスタッフの能力にも左右されません。一定の品質で業務を回すことができれば、毎年安定して2000万円が入ってくる状況を作れるのです。

とはいえ、この収入の上に胡坐をかいていては真の成功は手に入りません。賃貸管理を本当に「儲かるビジネス」とするためには、私は「提案」が必要だと考えます。

収益アップには「提案」が重要…、ずいぶん偉そうに言いましたが(笑)、もちろん、多くの方が提案の重要性を理解されていると思います。

ですが、敢えて私が「提案」を掲げるのは、それだけ賃貸管理という仕事が忙しいからです。

賃貸管理は安定収入と引き換えに、ひっきりなしに仕事が舞い込みます。空室募集から契約管理、集送金、入居者対応、退去精算…、およそ賃貸経営に必要なすべての実務を代行するのですから、業務量も多く業務範囲も広大です。
結果、賃貸管理会社はいつも忙しい状況です。提案をしたいのは山々だけれど物理的に無理だ、という会社は決して少なくないと思います。

ですが、そうした忙しい管理会社にほど考えていただきたいことがあります。

それは、「もしかして、提案ができないから多忙なのではないか」という点です。

僭越ながら、貴社は「提案ができていないから忙しい」という状況になってしまっていないでしょうか？

たとえばリーシング（客付け）においては、提案の有無によって図のような「負のサイクル」に陥る可能性があります。
提案ができないために稼働率が下がってしまい、必然的に募集業務が増え、一層「提案できないほどの多忙」に追い込まれてしまうのです。
こうなると提案回数はさらに減って、稼働率も業務負荷も悪化します。

では、どうにかして提案を増やしたらどうなるでしょうか。

設備導入や条件改定の提案ができれば、管理物件の魅力は高まり、稼働率は向上します。稼働率が向上すれば募集件数は減り、リーシングの業務負担は自ずと減少します。
目の前の業務が減ってくれば、新しいことに挑戦する余裕も生まれます。「提案」によって、より生産性の高い提案を生み出す余力が生まれてくるのです。

提案は、単に工事売上が作れるから重要なのではありません。

提案によって生まれる「正のサイクル」こそが重要なのです。

業務を正のサイクルへと転換させるには、どうにかして提案のリソースを捻出するしかありません。

代表的な捻出方法としては、①人員の補充、②業務の整理と分離、③ＩＴの活用　などが挙げられます。

当社も一時期は負のサイクルの真っ只中にありました。
やってもやっても仕事が終わらない、社員が早く帰れない、なのに稼働率は上がらない…そんな状況に陥ったのです。

そこで当社は、正のサイクルへの転換のために「①～③のすべて」を行ないました。
ひとつだけでは足りないと判断しました。こういう時は、多少コストをかけてでも状況を一変させたほうが得策です。

具体的には、リーシング部門が担当していた審査・契約業務を分離し、専門チームを作って対応させました。

また、空き確認サイト「アートプロパティ」を刷新し、仲介会社からの質問・問い合わせを減らせるよう工夫しました。

同時に、イタンジ社の「ぶっかくん」による空き確認の自動対応を行ないました。

とにかくリーシングスタッフから業務を引き剥がし、提案の時間を強引に確保させたのです。

結果、同部門は隔週の空室対策会議が開催できるレベルまで業務負荷が改善しました。

空室対策提案についても、空室を持つほぼ全てのオーナーに提案できるようになりました。

すると、どうでしょう。これまで94％台だった稼働率が、98％まで改善しました。

改善提案ができないために忙しくなり続ける負のサイクルから、改善提案が業務の軸となる「正のサイクル」へと見事転換したのです！

もちろん、この方法は会社の規模が一定以上だからできる面もあります。

少人数の会社で、一人のスタッフが現場対応から入出金管理まで何でも兼任しているような場合には、人員補充や別部署への業務移管は現実的ではないでしょう。

そういった場合には、まず①と②を両立できる「アウトソーシング」の検討から始めるのが効率的です。乱暴な言い方ですが、社内にリソースを用意できないなら、社外の専門家に手間のかかる業務を投げてしまえばいいのです（IT活用も、ある意味で同じ理論ですね）。

その際、外部委託するかどうかの判断は「生産性の高さ」が基準となるでしょう。

生産性の低い業務は割安なコストで専門家に任せ、社内の人員は生産性の高い業務に集中させるのです。

たとえば、「管理受託営業」や「オーナーへの空室対策提案」、「リノベーション提案」「資産組み換え提案」などは社内のスタッフで。
生産性の低い「遠隔地の現場管理」や「入居者対応」などは社外のリソースで賄います。

賃貸管理は忙しいからこそ、社内のリソースの使い方、選択と集中が大切です。

入居者対応をコールセンターに一任する等の対策によって、社内に提案のためのリソースを確保することができれば、利益率の高い業務が事業を潤します。提案工事による収入増はもちろんのこと、空室対策実施による稼働率向上によって、事業の軸である「管理料収入」についても増加が見込めるはずです。