【コラム】目標達成の第一歩は「プロセス分解」。賃貸管理会社が売上低迷から脱却するための最初のステップとは？

当コラムでは、「賃貸管理ビジネスを成功に導くためのポイント」を、オーナーズエージェントのコンサルタントたちが分かりやすく解説します。

今回のテーマは「売上をつくるための目標とプロセス」です。

こんにちは、コンサルタントの高橋です。
管理離れによる管理戸数の減少、コロナ禍の人流変化による空室率の悪化、人員不足・生産性の低下による営業活動の減少。このような原因から売上が低迷し、脱却のために試行錯誤されている会社は多いのではないでしょうか。

管理会社の売上を増やすためには、「管理受託営業（管理戸数拡大）」「空室率改善」「提案工事受注」「資産コンサルティング」などが定番ですが、しかし、いざ大きな目標を掲げて始めてはみたものの、なかなか成果が出ず途中で諦めてしまうケースも多く見受けられます。

それもそのはず、これらの業務は賃貸管理の中でも比較的難易度が高く、スキルや営業活動のリソースも必要です。

ではどうすれば成果を出せるのか。一緒に考えてみましょう。

「管理戸数、毎年10％増」「空室率５％改善」「提案工事の受注件数3倍」といった大目標は当然に必要ですが、数字だけが一人歩きしたような目標を設定してしまうと、成果を出すために必要なプロセスをすっ飛ばしてしまいがちです。

「弊社に管理を任せてください」「決まらないから家賃を下げましょう」「リノベーションしましょう」などと管理会社の都合を押し付けるだけでは、目標達成は困難でしょう。

いや、しかしもしかすると、それがたとえ「押しつけ」であっても、オーナーと会って提案することができているなら、むしろ褒めるべきかもしれませんね。

目標という「山」が険しすぎると、人によっては最初の一歩が踏み出せず、自宅で登山の準備ばかりしている…、そんな事態にもなりかねないからです。

道筋のない「山」を目の前にして、迷いなく動ける人はそういません。大きな目標を掲げる際は、達成までの道筋を小さな行動目標に分解し、ひとつずつ着実にクリアさせていく戦略が有効です。

表1．大きな目標を達成するためのプロセス（小さな目標）への分解

たとえば、最初は「オーナーと会う」を目標に定めてみましょう。そんな簡単なことでいいのかと思われるでしょうが、意外とできないものです。

弊社でもオーナーと会う回数を増やすプロジェクトを実施しましたが、最初はうまくいきませんでした。原因は「時間がない」、少しきつい言い方をすれば、「社員が目の前の簡単な仕事ばかりやってしまい、会うための時間が作れないと言い訳をする」です。

弊社では対策として、個々人に面談回数の月間目標を設定し、達成率を個人の評価に組み入れました。このような行動目標の達成は高度なスキルを必要とせず、本人の達成意欲とマネージャーの行動管理次第といえます。

さて、回数（量）が達成されるようになれば、次は話す内容（質）です。

オーナーと会えるようになるほど、社員からは提案にもっていく方法がわからないという声が上がってきます。この段階で設定する行動目標は「ヒアリングに徹せよ」です。提案することよりも、聞き上手になってオーナーの抱いている課題や理想を聞き出すことを次の目標とするのです。

なにやら消極的で遠回りな営業だと思われるかもしれませんが、買い手（オーナー）の気持ちを知らずに、売り手（管理会社）の都合ばかり押し付ける営業こそ効率が悪いのではないでしょうか。

雑談を交えながら積極的にオーナーの本心を聞き出し、それを解決または理想に近づけられる方法を模索し、営業提案することが実は一番の近道だと考えます。

しかし、冒頭のとおり、これらの提案業務には営業活動のリソースが必要です。リソースをつくる代表的手法は、業務のIT化またはアウトソーシングの活用でしょう。

話は変わりますが、私、最近「筋トレダイエット」なるものを始めました。

効率的に痩せるコツは、まず「一番大きな筋肉」である大腿筋（太もも）から鍛えることのようです。管理会社のダイエット（無駄の削ぎ落とし）も太ももの部分、つまり業務で「大きなウェイト」を占める部分から取り組むのが効率的といえます。

管理会社の業務でたとえるなら、入居者対応（現場対応・電話対応）、仲介会社対応（空室確認、契約書作成）などが相当します。これらは時間ばかりとられて生産性が落ちがちな業務です。

現場での立ち会いは協力業者に依頼する、入居者電話対応はコールセンターに任せる、仲介会社対応は空室確認WEBや電子契約を採用するなど、効率的な業務のスリム化でリソースをつくりましょう。

つい目の前のお菓子を食べてしまいダイエットの目標を達成できない私ですが、皆さんは是非、売上低迷からの脱却を目指して目標とプロセスを見直してみてください。