【コラム】働き方がいま試される。賃貸管理会社のテレワーク事情

当コラムでは「賃貸管理ビジネスを成功に導くためのポイント」をオーナーズエージェントのコンサルタントたちが分かりやすく解説します。

今回のテーマは「賃貸管理会社のテレワーク」です。

こんにちは。コンサルタントの高橋です。
新型コロナウイルス感染症が、依然として世界中で猛威を振るっています。国内においても緊急事態宣言が1ヶ月以上も続き、政府は企業に対してテレワーク（在宅勤務など）を要請する事態となりました。もともと働き方改革や東京五輪中の渋滞緩和等に向けて政府が働きかけてきたテレワークですが、まさか今回のような形で推し進められるとは、きっと誰も想像していなかったことでしょう。

そもそも賃貸管理会社にテレワークは可能なのでしょうか。口で言うのは簡単ですが、実行するとなると障害は少なくありません。当社はというと、実は、緊急事態宣言直後から本格的なテレワークが実施できました！意外にも、普段から利用していた業務効率化サービスがスムーズなテレワーク移行にも役立ってくれたのです。

そこで今回は、当社のテレワーク導入の一助となったツールやサービスをご紹介します。

当社ではもともと社員間のやりとりにビジネスチャットツールを、遠隔会議にオンライン会議ツールを、営業社員の商談管理には Salesforce などの SFA （営業支援ツール）を利用していました。

管理エリアが半径50kmと広いため、社員同士のコミュニケーションや業務行動管理を、物理的な距離を超えて行なう必要があったのです。この下地が、テレワークにも役立ちました。

図１にも示す通り、テレワークには「コミュニケーション」「営業管理」などの課題がありますが、チャットで迅速な情報交換を実現しつつ、ニュアンスを伝えるのが難しい案件をビデオ会議で相談していけば、在宅勤務でも業務進行は難しくありません。

また、日ごろからのクラウド型 SFA による営業管理は、テレワークの筆頭課題である社員の行動管理の解決にも寄与。普段とさほど変わらない感覚で営業活動が進んでいます。

テレワーク中の事務所への入電対応は、担当者への電話転送で解決しますが、管理戸数が多い（＝入電数が多い）場合は転送先が一つでは不足し、複数人に転送すると転送先同士での情報共有が難しくなります。

まず電話の本数自体を減らさないとテレワークのハードルは下がりません。

その点、当社では仲介会社対応を物件確認自動応答システム（ぶっかくん・内見予約くん）が、入居者対応をコールセンター（プロコール24）が担い、事務所への入電数を削減できていたため、テレワーク移行もスムーズでした。

特にコールセンターは、設備故障・入居者トラブル・解約受付など、すべての電話を一度任せることができ、そのやり取りはクラウドで確認できるため、社員は自宅にいながらでも案件確認・業者手配などが容易。記録もすべてシステムに残るので入電内容共有の問題も解決です。

《プロコール24の詳しい内容はコチラから》

定期的なレポーティングは賃貸管理会社にとって欠かせない業務の一つです。

当社では数年前よりペーパーレス化を目的に、オーナー専用WEBページを作成して報告するようにしていました。

基幹システムから収支データを、先述の「ぶっかくん」から内見・申込状況を収集し、入居者の案件対応報告書はプロコール24のデータを活用して、WEB上でオーナーに報告していたわけです。

すべての報告書を紙で郵送する体制では、テレワーク導入は難しかったかもしれません。

年度初めは新入社員研修の季節ですが、コロナ禍で新入社員を自宅待機させていた企業も多いようです。また、先輩社員が研修のために出社せざるを得ず、テレワークできないという話も耳にしました。

当社においても、予定していた外部の新人研修が中止になるなど、教育面での影響は大きかったのですが、不動産管理業務のeラーニング（スターカレッジ）を活用することで、これをクリア。

手前味噌ですが、スターカレッジなら管理者による受講進捗の確認や、WEBテストでの理解度チェックも容易でした。

今回、多くの企業が半ば強制的にすることになったテレワーク。

ですが、そのメリットを多く感じることができれば、騒動が収束した後も主要な働き方の一つとして定着するでしょう。

そのとき、日本の企業の働き方は大きく変わるはずです。

「どうせ今だけだから」と軽視せず、まずは実現可能性について探ってみてはいかがでしょうか。