【コラム】備えあれば憂いなし！ 主催イベントを成功へと導く5つのポイント

当コラムでは、「賃貸管理ビジネスを成功に導くためのポイント」を、オーナーズエージェントのコンサルタントたちが分かりやすく解説します。

今回のテーマは「イベント開催の基本を押さえる」です。

こんにちは、コンサルタントの金井です。

オーナーズエージェントでは、外部向けのセミナーや研修といったイベントを、毎年30回以上も開催しています。

その多くは、お客様である賃貸管理会社様向けのものがほとんどですが、賃貸管理会社の皆さまも、不動産オーナーや売買業者、建設会社などに向けたイベントを企画・開催される機会も多いのではないでしょうか。

こうした催し事は、多数の顧客と直接知り合い、自社サービスを知ってもらうことで管理拡大に結び付けるための重要な営業機会となります。

しかし、いざ実施となると、開催までの道のりも長く、障害も大きいために「検討止まり」「企画倒れ」となってしまうことも少なくないようです。

実際にお客様からも「イベントをどう開けばいいのか、よくわからないんです」といった悩みや「セミナーをやるのって難しくないですか？」といったお困りの声をよく耳にします。

私も今でこそ慣れたものですが、最初の頃は「何を準備したらいいか」「どうやって集客を行えばいいか」など、基本的なところから悩み、ずいぶんと苦労しました。

そこで、今回のコラムではイベントを開催する際の【基本的なポイント】をお伝えできたらと思います。少しでも皆さまのご参考になれば幸いです。

＜１＞  ターゲットの選定
一言に「オーナー」と言っても、実態は様々です。新規のオーナーなのか、すでに貴社に管理を任せているのか。新たに物件を購入するのか、管理替えを検討中なのか等、オーナーによってニーズはそれぞれ違ってきます。
まずはどの層を集客したいのか、ターゲットを明確に選定しましょう。イベントの内容や日程に大きく関わる部分です。

＜２＞  内容・タイトルの決定
ターゲットが決まれば、次は内容です。
注意したいのは、イベントテーマが貴社の独りよがりにならないこと。自社のサービスをアピールしたいという気持ちが顧客に透けて見えてしまうと、「どうせ営業されるんでしょ」と煙たがられてしまいます。
あくまで、参加するオーナーのメリットになるか、ニーズに応えられる内容かどうか、という点に重きを置いて検討していきましょう。

また、開催日程が被ってしまうと他社との奪い合いになることも忘れてはいけません。他社イベントと比較されることを前提に、ターゲットに「参加したい」と思わせる魅力的なタイトルをつくることも重要でしょう。

＜３＞  開催日程
日程も適当に決めてはいけません。ターゲットとなるオーナーが参加しやすい曜日や日付を考えて選びましょう。

会場選びは、駅からのアクセスの良さや駐車場の有無など、ターゲットが参加しやすい条件を多く備えた会場が理想的です。会場の位置は、想像以上に参加人数に影響するものです。

また、集客の予定人数に対してギリギリの広さでは窮屈ですよね。定員をしっかりカバーできる広さなら合格点。想定以上の申込みがあった場合に対応できる余裕もあるとなお良しです。

せっかく費用をかけて開催しても、当日2～3人しか集まらないとなると大赤字ですよね。初めのうちは、参加者を集めるためにできる限りの手を尽くしましょう。

メルマガやS N Sを活用した広報は、手間もコストもそれほどかからないため必須と言えます。ＳＮＳについては、定期的な情報発信のツールとして日頃から利用しておきたいところです。

コストはやや高めですが、ダイレクトメールや新聞広告の掲載といった方法もあります。その他、駅の掲示板や市民会館といった不特定多数の方の目に触れる場所への掲示など、予算の範囲内で多くの集客方法を実践しましょう。

＜事前準備＞
イベント当日に慌てないよう、事前準備は余裕を持って進めておくと安心です。
受付をスムーズにするため、参加者名簿はあいうえお順に並べて印刷。配布物は、飛び入り参加の可能性もありますので余分に用意。念には念を入れて、油性ペンや養生テープ、はさみなども用意し、全てまとめて、前日までに会場に送付しておきましょう。

＜当日の運営＞
遅くても開場時間の１時間前には会場入りし、資料の配布や会場の備品チェックなどを済ませます。

開場後、すごくよく聞かれるのがトイレと喫煙所の場所です。あらかじめ場所を把握しておき、すぐに答えられるようにしておくといいでしょう。

また、イベント開始時には司会の方が注意事項をしっかりとアナウンスすることが大事です。配布資料の確認をはじめ、携帯電話のマナーモード設定や途中の入退出など、他の参加者の迷惑になる行為を控えていただくよう注意を促します。合わせて、トイレと喫煙所についてのご案内も忘れずに。

イベントの目的は「イベントを開催すること」ではありません。これを契機として、顧客との関係を築くことです。

しかし、せっかく開催したイベントから時間が空いてしまうと、参加者の熱も覚めてしまいます。遅くとも開催日翌日の午前中には、参加者に御礼メールを送りましょう。すぐに成果が上がらなかったとしても、継続してイベントを開催することで徐々にファン層が広がり、顧客を囲い込むことが可能です。顧客リストはしっかりと管理し、継続した情報発信を行なっていきましょう。

一挙に多数の顧客に対して自社サービスを知らせることができ、接点をつくることが可能なイベントは、管理会社の受託戦略としても有効な手段の一つです。これまで企画はしても実施できていなかったという場合には、こちらの記事をぜひ参考に、開催を検討してみてください。

次回は、今回挙げた５つのポイントをさらに深掘りしていきます。
楽しみにお待ちください。